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Immobilienerwerb

Digitale Immobilienverwaltung reduziert Arbeitsaufwand enorm

Digitale Immobilienverwaltung reduziert Arbeitsaufwand enorm
Digitale Immobilienverwaltung reduziert Arbeitsaufwand enorm Felix_Broennimann / Pixabay

Wenngleich sich die recht konservativ arbeitende Immobilienbranche noch zögerlich zeigt, steckt sie eigentlich mitten im digitalen Wandel. Und die Scheu ist unbegründet, zeigen doch moderne Softwarelösungen wie einfach und flexibel die Immobilienverwaltung der Zukunft ist.

Immobilienbranche darf digitalen Anschluss nicht verlieren

In zahlreichen Wirtschaftszweigen ist die Digitalisierung vollends angekommen und zeigt bereits ihre ersten Auswirkungen. Für die Immobilienbranche scheint das bislang noch nicht zu gelten. Laut einer Studie der Zentrale Immobilien Ausschuss (ZIA) muss die deutsche Immobilienbranche drei Jahre „Digitalisierung“ aufholen, um mit anderen Ländern wie den USA, Skandinavien oder Australien technologisch gleichzuziehen. Viele Verwaltungsaufgaben werden in Deutschland noch mit Papier und Stift, Aktenordner und Excel-Tabelle realisiert. Das sorgt nicht nur für einen unglaublich bürokratischen Aufwand und Papierverbrauch. Das fordert auch viel Zeit, um sich zwischen all den Briefen, Dokumenten, Rechnungen und Unterlagen einen Überblick zu verschaffen.

Aber nicht nur mit Blick auf die internationalen Märkte darf sich die deutsche Immobilienbranche nicht vor der digitalen Transformation verschließen, denn sie hat eine sehr hohe Bedeutung für die innerdeutsche Wirtschaft. Laut einer letzten Erhebung von ZIA sind über 817.000 Unternehmen und 3 Millionen Erwerbstätige in der Immobilienbranche tätig. Gemessen an der Beschäftigungszahl und der Bruttowertschöpfung von 500 Milliarden Euro im Jahr 2015 (18 % der Gesamtwertschöpfung Deutschlands) ist sie der größte Wirtschaftszweig des Landes. Ein fehlender Anschluss an die Digitalisierung, die vor allem in der Gesellschaft längst angekommen ist, könnte schwerwiegende Folgen haben. Kunden wünschen sich eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Das schließt den digitalen Austausch über Selbstauskünfte, Mietverträge und anderes ein.

Immobiliensoftware spart Zeit und Aufwand

Ganz selbstverständlich kommunizieren Menschen über digitale Wege, haben die Möglichkeiten der Technologien fest in ihren privaten und beruflichen Alltag integriert. Und sie gehen immer mehr davon aus, dass auch jedes Unternehmen und jeder Dienstleister diese Optionen zur Verfügung stellt. Auch in der Immobilienbranche sind es die Endkunden, die die Digitalisierung vorantreiben. Sie wünschen sich schnellere Kommunikationswege und Verhandlungsprozesse.

Die „Real Estate 2020“-Studie von PricewaterhouseCoopers (PwC) sieht die Digitalisierung als zentrales Thema der Branche – und „prophezeit“ eine nachhaltige Veränderung durch moderne Lösungen. Diese könnten speziell in der Verwaltung von Mietimmobilien eine große Entlastung sein. Der deutsche Mietwohnungsmarkt wird von privaten Eigentümern „beherrscht“. Sie haben rund 61 % des Marktes inne. Nur 39 % der Immobilien werden von gewerblichen Anbietern, öffentlichen Stellen und kirchlichen Organisationen verwaltet. Und genau jene private Eigentümer haben einen hohen Aufwand mit der Immobilienverwaltung, da sie diese in der Regel eigenständig bewältigen.

Das gilt insbesondere für jene Vermieter, die nur einige wenige Mieteinheiten besitzen. Sie finden nur schwer eine Hausverwaltung, die sich um ein oder zwei Wohnungen kümmert. Der Aufwand ist zu hoch – und damit sind es auch die Kosten für den Eigentümer. Im Durchschnitt zahlt der Eigentümer bei Mieteigentum 29,34 Euro pro Mieteinheit an die Hausverwaltung (Quelle: 5. DDIV Branchenbarometer, Mai 2017). Die externe Verwaltung von Eigentumswohnungen kostet den Eigentümer durchschnittlich 24,32 Euro pro Einheit. Sonderleistungen sind nicht eingerechnet.

Im Vergleich zur externen Hausverwaltung können Eigentümer Kosten und Aufwand – in Bezug auf die eigenständige Verwaltung – sparen, wenn sie auf moderne Software setzen. Mit den sogenannten PropTechs lassen sich verschiedene Verwaltungsaufgaben unkompliziert, schnell und flexibel umsetzen – mit Hilfe von Computer und Smartphone.

So erleichtern PropTechs die Immobilienverwaltung

Unter Einsatz von digitalen Softwarelösungen (PropTechs) lassen sich verschiedene Aufgaben der täglichen Immobilienverwaltung einfach und flexibel umsetzen. Dazu zählt nicht nur das Managen von Mietern und Mietobjekten, sondern auch die zeitintensive, komplexe Buchhaltung. Zunächst bietet eine Verwaltungssoftware einen Überblick über wichtige Faktoren der Immobilienvermietung: Leerstand, Cash-Flow und Rendite. Letztere werden von vielen Vermietern nicht regelmäßig geprüft, obwohl eine Immobilie immer eine Investition ist. Und über den Cash-Flow behalten nur wenige Vermieter die Übersicht bzw. müssen verschiedene Einnahmen und Ausgaben zunächst mühselig aus den Bankkonten zusammentragen. Wird ein Bankkonto mit der Immobilienverwaltungssoftware verknüpft, erhalten Vermieter direkt nach dem Login Angaben zu Mietrückständen und Ausgaben. Das Gute: Sie können direkt auf die Zahlungsrückstände reagieren und eine Mahnung an den jeweiligen Mieter versenden. Da für die Nutzung der Software lediglich ein Internetzugang benötigt wird, wird die Immobilienverwaltung sehr flexibel. Einfach von unterwegs den Cash-Flow prüfen, Mietverträge einsehen oder die Buchhaltung führen.

Buchhaltung und Dokumentation – mit der Software ein Kinderspiel

Mit der Immobilienverwaltungssoftware wird eine der komplexesten Aufgaben zum Kinderspiel: Die Nebenkostenabrechnung. Einnahmen werden automatisch verbucht, Ausgaben können manuell – sobald sie „entstehen“ – verbucht werden. Die Kostenpunkte werden übersichtlich aufgestellt, und können für jedes Mietobjekt und jeden Mieter einzeln abgerufen werden. Nebenkostenabrechnungen lassen sich mit wenigen Klicks umsetzen: Das System führt Schritt für Schritt durch die verschiedenen Punkte der Nebenkostenabrechnung (Gesamtkosten, Mieteranteil, Umlageschlüssel, etc.), sodass am Ende eine ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt. Es spart viel Zeit und Aufwand, wenn bereits alle relevanten Kostenpunkte im System verbucht sind und die Software eine formal korrekte Abrechnung ausarbeitet.

Im Cloud-Speicher können wichtige Unterlagen abgespeichert werden. Dadurch sind sie jederzeit verfügbar. Briefwechsel, Abrechnungen, Kündigungsschreiben, Mietverträge, Selbstauskünfte und vieles mehr sind sofort einsehbar, wenn man die Informationen benötigt. Ein Blick in den Account genügt.

1 Kommentar

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  • Ich besitze ein paar Wohnungen die ich vermieten möchte. Jedoch habe ich nicht die Zeit mich damit zu befassen. Sie sagen, dass in solchen Fällen eine Immobilien Software sich eignen würde. Wie Sie auch sagen, ist es zu teuer eine externe Person dafür einzustellen.

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