Homeoffice bei Wohnsituation beachten
Selbstständige und Freiberuflerinnen kennen das schon alle, für alle anderen ist es neu: Remote Work oder Homeoffice spart Wege zwischen Büro und zu Hause. Das ist allerdings nicht der einzige Vorteil der Arbeit aus den eigenen vier Wänden heraus. Damit es mit der Konzentration am Heimarbeitsplatz funktioniert, müssen ein paar Dinge beachtet werden.
Vor- und Nachteile des Homeoffice
Wer zwischen Frühstückstisch und Schreibtisch nur fünf Meter zurücklegt statt 20 Kilometern, spart natürlich eine Menge Zeit. Das ist der offensichtlichste und vermutlich größte Vorteil des Homeoffice. Und vor allem am einleuchtendsten: Keine Fahrtzeiten, keine Spritkosten, dafür mehr Freizeit und vor allem mehr Freiheit in der Planung – das macht alles einfacher.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Atmosphäre. Im Büro sorgt die Klimaanlage für gleichbleibende Temperaturen, das Licht wird von den Kollegen mal ein-, mal ausgeschaltet. Hier hustet jemand, dort klingelt ein Telefon, Tasten kleckern. Leise Gespräche wogen durch den Raum, ständig kommen und gehen Leute. Können Sie sich da gut konzentrieren? Im Homeoffice fällt die Konzentration in der Regel leichter. Denn hier ist man alleine, kann Raumtemperatur, Frischluftzufuhr und Licht nach den eigenen Bedürfnissen einstellen. Es ist leise, denn nur das eigene Telefon könnte klingeln.
Wer eine kurze Pause braucht, läuft im Büro zum Kaffeeautomaten oder macht einen kurzen Spaziergang über die Gänge. Dort trifft man Kollegen und Kolleginnen, hält ein Schwätzchen und kommt am Ende zu nichts – die Pause wird länger als gedacht. Das passiert im Homeoffice eher selten. Hier können die kurzen Denkpausen genutzt werden, um gründlich zu lüften und vielleicht den Briefkasten zu leeren, den Hund rauszulassen oder schnell eine Maschine Wäsche anzustellen. Die Pause ist schnell vorbei, niemand lenkt ab. Aber vielleicht ist das auch ein Nachteil: Wer es nicht so mit der Selbstdisziplin hat und zum Prokrastinieren neigt, der findet im Homeoffice schwerer in den “Arbeitsmodus”. Die klare Trennung zwischen Berufsleben und Privatleben fehlt hier, und das stört manche Menschen. Ein anderer Nachteil ist, dass natürlich auch der Rest der Familie anwesend ist und gegebenenfalls für Unruhe und Konzentrationsstörungen sorgt.
Arbeitsbereich bei der Hausbauplanung berücksichtigen
Ob beim Umbau einer Bestandsimmobilie oder bei einem Neubau: Den Arbeitsbereich kann man ganz einfach schaffen. Ideal ist natürlich ein separater Raum. Der kann als häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend gemacht werden. Bei einem nur grob abgetrennten Bereich in einem anderen Zimmer ist das schwierig. Zwar gibt es derzeit aufgrund der Corona-Bestimmungen die Möglichkeit einer Homeoffice-Pauschale auch beim Arbeiten am Küchentisch. Aber eigentlich ist die Vorgabe, dass das Arbeitszimmer abgeschlossen werden kann, also ein eigenes Zimmer mit einer zu schließenden Tür ist. Der Schreibtisch hinter einer Regalwand oder einem Raumtrenner gilt nicht als Arbeitszimmer.
Wenn Sie ein Einfamilienhaus bauen möchten und noch in der Planungsphase sind, kann ein Extraraum als Arbeitszimmer gleich berücksichtigt werden. Wie groß der Arbeitsplatz im Haus ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wer dauerhaft zu Hause arbeitet, sollte wenigstens 8 Quadratmeter einplanen. Ein 15 Quadratmeterraum mit zwei Schreibtischen erlaubt aber auch Partner und Partnerin das Arbeiten zu Hause. Ob man sich das leisten kann und will, ist eine andere Frage. Denn beim Neubau kostet ein zusätzlicher Raum von 10 Quadratmetern etwa 15.000 Euro mehr.
Spielt es keine Rolle, ob das Arbeitszimmer steuerlich geltend gemacht werden kann, dürfen Wandschreibtische und abschließbare Regale auch hinter einem Raumtrenner verschwinden. Eine andere Möglichkeit ist es, ein kombiniertes Arbeits- und Gästezimmer einzurichten.
Wichtig ist, dass der Arbeitsplatz über große Fensterflächen verfügt, sodass immer ausreichend Tageslicht vorhanden ist. Ein Sonnen- oder Sichtschutz muss mit geplant werden. Denn gerade im Sommer heizt sich ein Raum mit großen Fensterflächen enorm auf.
Ausstattung des Arbeitszimmers
Die großen Fensterflächen wurden bereits erwähnt. Lässt sich das nicht realisieren oder handelt es sich um eine Bestandsimmobilie, in die die Fenster nicht eingefügt werden können, sollten um den Schreibtisch herum Tageslichtlampen für Helligkeit sorgen.
Eine schalldämmende Innentür für das Arbeitszimmer macht aus zwei Gründen Sinn: Erstens sorgt so eine Tür dafür, dass die im Arbeitszimmer geführten Gespräche vertraulich bleiben und nicht durch das Haus schallen. Das ist für viele Arbeitgeber die Voraussetzung dafür, dass sie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern die Arbeit im Homeoffice überhaupt gewähren. Der zweite Grund ist die Konzentration. Insbesondere wenn es Kinder im Haus gibt, ist eine schalldämmende Tür sinnvoll.
Ein anderes Thema ist das Mobiliar und die Einrichtung des Arbeitszimmers. Schreibtisch und Stuhl, Tastatur und Bildschirm sollten unter gesundheitlichen Aspekten ausgewählt werden. Ein ergonomischer Tisch und ein ergonomischer Stuhl sorgen dafür, dass auch nach langen Stunden im Sitzen der Rücken nicht zwickt. Ein nicht allzu heller Bildschirm in ausreichender Größe, der gedimmt werden kann (in der Regel softwareseitig möglich) sorgt dafür, dass die Augen nicht trocken werden. Ergonomische Maus und Tastatur halten die Handgelenke gesund. Wie sollte so ein Schreibtisch nun aussehen?
Die Arbeitsplatte muss wenigstens 60 Zentimeter tief sein. Seitlicher oder schräg von hinten kommender Lichteinfall vom Fenster ist optimal, denn so blendet nichts. Lichtreflexionen lassen sich so auch vermeiden, die Augen werden geschont. Die Höhe und von Schreibtisch und Stuhl sollte so gewählt werden, dass
- die Füße fest auf dem Boden stehen und im Knie ein Winkel von etwa 90 Grad entsteht
- die Unterarme leicht über dem Schreibtisch schweben und im Ellenbogen ein Winkel von wenigstens 90 Grad besteht
- der Blick bei gerade gehaltenem Kopf ganz knapp über den oberen Rand des Bildschirms hinaus in die Ferne geht
Neben dem Mobiliar spielt die Technik eine Rolle. Steckdosen sollten so eingeplant werden, dass Computer und Bildschirme, Scanner und Multifunktionsdrucker, Telefone und Lampen sowie die verschiedenen mobilen Endgeräte ihren festen Platz gekommen und kein Kabelsalat entsteht. Router nicht vergessen! Mehrfachsteckdosen kommen idealerweise nicht zum Einsatz, denn die sind oft genug für Kabelbrände verantwortlich. Die Elektroinstallation stellt also eine echte Herausforderung dar. Ideale Grundlage für so eine Installation sind Elektroinstallationsrohre mit Datenleitungen. Ein Brüstungskanal sorgt dafür, dass alle Geräte gut erreicht werden können.
Steuerliche Vorteile
Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin dürfen sich an den Kosten für die Einrichtung des Homeoffice beteiligen. Das ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Ist das Arbeitszimmer räumlich klar vom Rest der Wohnung getrennt, kann es steuerlich geltend gemacht werden. Das ist eine einfache Rechnung, wie ein Beispiel verdeutlicht:
- Die Wohnfläche beträgt insgesamt 150 Quadratmeter.
- Das eine Arbeitszimmer hat eine Grundfläche von 8 Quadratmeter, das zweite Arbeitszimmer eine Grundfläche von 7 Quadratmeter.
- Zusammen beträgt die Grundfläche der Arbeitszimmer also 15 Quadratmeter, das sind 10 Prozent der gesamten Wohnfläche.
- Damit sind 10 Prozent der Wohnkosten monatlich steuerfrei, weil sie auf die Arbeitszimmer entfallen. Bei Mietwohnungen betrifft das sowohl die Kaltmiete als auch die Nebenkosten.
- Bei den Kosten von Strom, Wasser und Heizung ist das häusliche Arbeitszimmer ebenfalls mit dem prozentualen Anteil an der Gesamtwohnfläche zu berücksichtigen.
Die Kosten für Telekommunikation (Rundfunkbeitrag, Internet, Telefon, Handyvertrag) können gegebenenfalls auch steuerlich geltend gemacht werden, aber nur anteilig.
Fazit: Homeoffice bei der Hausplanung berücksichtigen lohnt!
Wer das häusliche Arbeitszimmer geschickt plant, erleichtert sich damit nicht nur die Arbeit in den eigenen vier Wänden. Sondern auch steuerliche Vorteile locken. Wichtig ist allerdings, dass bei der Planung des Arbeitszimmers nicht nur einfach ein Raum für einen Schreibtisch vorgesehen wird. Datenschutzbestimmungen (Schallschutz, Schloss an der Zimmertür und so weiter) müssen genauso berücksichtigt werden wie die Anforderungen an rückengesundes und augengesundes Arbeiten. Richtig eingerichtet, ist der Arbeitsplatz zu Hause sehr viel angenehmer als das Büro in der Firma!
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