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So organisieren Sie einen Büroumzug

Büroumzug
Umzug in das neue Büro Foto: © Andrey Popov - stock.adobe.com

Wenn das eigene Unternehmen wächst, ist das eigentlich ein sehr gutes Zeichen. Steht allerdings der Umzug an einen neuen Standort mit dem gesamten Büro an, schlägt die Euphorie häufig in puren Stress um. Mit der richtigen Planung wird Ihnen das allerdings nicht passieren.

Die Planung des Büroumzugs – diese Punkte sollten Sie beachten

Die Messung und Planung – am besten zusammen mit Profis – ist wichtig, damit am Ende das ganze Mobiliar und alle Mitarbeiter problemlos Platz finden. Denken Sie bei nicht nur an das Aufstelle von Tischen, Stühlen, Schränken und Co., sondern auch an die IT-Infrastruktur, die am Ende möglichst geschickt miteinander verknüpft werden muss. Ein Umzug bietet auch die Möglichkeit, sich von alten Dingen zu trennen, die nicht mehr benötigt werden oder um die Büromöbel auf einen modernen Stand zu bringen. Für die Mitarbeiter ein Wohlfühlklima zu schaffen, ist heute für eine langfristige Mitarbeiterbindung sehr wichtig. Ein besonderes Augenmerk sollte auf die ergonomische Einrichtung der neuen Arbeitsplätze gerichtet werden. Dabei sind nicht nur die richtigen Büromöbel relevant sondern auch die richtige Beleuchtung des Arbeitsplatzes. Möbel und Gegenstände, die gut erhalten sind und nicht mehr benötigt werden, können an gemeinnützige Einrichtungen gespendet werden.  

Erstellen Sie ein Inventar, um stets den Überblick zu behalten. Sollten Sie direkt nach dem Umzug feststellen, dass Dinge fehlen, können Sie sich zeitnah an die Umzugsfirma wenden. Falls es sich um ein kleines Unternehmen handelt, kann jeder einzelne Mitarbeiter an der Inventarliste mitarbeiten, indem er die Dinge erfasst, die er alltäglich nutzt.

Weihen Sie Ihre Mitarbeiter in die Pläne ein und bitten Sie diese mindestens zwei Wochen vor dem Umzug darum, alle persönlichen Dinge, Müll und weitere ungenutzte Gegenstände mit nach Hause zu nehmen oder zu entsorgen. Dann müssen sich die Mitarbeiter des Umzugsunternehmens damit nicht beschäftigen und der Umzug verläuft deutlich schneller sowie reibungsloser.

Der Zeitplan für die Umsetzung des Büroumzugs

Fest steht: Je früher Sie mit der Planung und konkreten Buchung von Terminen beim Umzugsunternehmen beginnen, desto besser. Das klappt natürlich erst, wenn Sie den neuen Miet- oder Kaufvertrag unterschrieben haben. Aber danach sollte es sofort losgehen!

Erstellen Sie am besten gemeinsam mit Ihren engsten Mitarbeitern eine Zeitleiste, die den anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht wird – zum Beispiel durch das Intranet oder einen Aushang an einem zentralen Ort in den alten Büros. So wird jeder von Anfang an involviert und kann sich darauf einstellen.

Achten Sie darauf, dass keine zeitkritischen Projekte in den gleichen Zeitraum fallen wie der Umzug. Ansonsten kann es passieren, dass Sie Mitarbeiter unnötig unter Druck setzen oder – fast noch schlimmer – gute Kunden vergraulen, indem Sie Ihren vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommen.

Handelt es sich um einen Umzug mit einem größeren Unternehmen, beginnt Ihr Zeitstrahl mindestens acht Monate vor dem finalen Umzugstag, ansonsten reichen in der Regel drei bis vier Monate.

So viel kostet der Büroumzug

Natürlich kann man an dieser Stelle keinen pauschalen Preis nennen, weil die Kosten im Wesentlichen von vielen individuellen Faktoren abhängen. Ein professionelles Umzugsunternehmen wird sich den aktuellen und den neuen Standort allerdings in der Regel vorher ansehen und Ihnen im Anschluss sagen, was der Umzug ungefähr kosten wird. Auf einen solchen Kostenvoranschlag sollten Sie bestehen, um die Preise der einzelnen Anbieter besser miteinander vergleichen zu können.

Handelt es sich zum Beispiel um einen Umzug auf einer Fläche von rund 180 Quadratmetern, dürfen Sie mit Grundkosten zwischen 4.000 und 7.000 Euro rechnen. Kommen noch Kosten für die Reparaturen oder Ausfallzeiten für die Mitarbeiter auf Sie zu, kann sich die Summe entsprechend erhöhen.

Müssen Büroartikel, Geräte oder Möbel zwischengelagert oder komplett neu angeschafft werden, wirkt sich das ebenfalls auf die gesamten Kosten aus. Überlegen Sie sich außerdem vorher, ob Sie etwas an den neuen Räumlichkeiten verändern lassen wollen, um alles vor dem Einzug der Mitarbeiter fertigzustellen. Das gilt zum Beispiel für Trennwände, spezielle Sensoren für automatisch öffnende Türen und vieles mehr. So vermeiden Sie, dass die Mitarbeiter während dem Arbeiten in den neuen Räumlichkeiten gestört werden – auch das würde sonst als Kostenpunkt in Form von Lohnkosten zu Buche schlagen.

Wie finde ich das richtige Umzugsunternehmen für Firmenumzüge?

Informieren Sie sich so früh wie möglich über die infrage kommenden Umzugsunternehmen im Netz. Hier finden Sie Bewertungen sowie Erfahrungsberichte von Kunden, die bereits die Dienstleistung in Anspruch genommen haben. Um nicht zu viel Zeit zu verlieren, sollten Sie sich auf etablierte Unternehmen konzentrieren, wie z.B. www.roggendorf-logistik.de.

Rufen Sie bei drei bis vier Unternehmen an oder stellen Sie eine Anfrage per Email, bei denen Ihnen der Leistungsumfang und die Rezensionen im Netz zusagen. Danach lassen Sie sich einen Kostenvoranschlag erstellen. Am Ende entscheiden Sie sich für den Anbieter, welcher das beste Verhältnis zwischen Preis und Leistung bietet. Erhalten Sie bereits im Voraus hilfreiche Tipps und alle Mitarbeiter sind am Telefon sowie vor Ort hilfsbereit sowie freundlich, ist das ein sehr gutes Zeichen.

Das ist wichtig nach dem Umzug

Neues Büro
Auch nach dem Umzug in das neue Büro sind einige Punkte zu erledigen Foto: ©victor zastol’skiy – stock.adobe.com

Nach dem Umzug prüfen Sie am besten sofort, ob alle Möbel, die Geräte und die Einrichtung vor Ort intakt ist. Sehen Sie außerdem nach, ob das Inventar vollständig ist. Sollte Ihnen auffallen, dass Dinge fehlen oder beim Umzug etwas zu Bruch gegangen ist, muss das sofort gemeldet werden. Dokumentieren Sie alle Defekte in Bild und Wort – das steigert die Chance, dass die Versicherung des Umzugsunternehmens Ihnen den Schaden ersetzt.

Wenn Sie mit allem fertig sind, beziehen Sie Ihre Mitarbeite am besten in die weitere Planung und alle Neuerungen mit ein. Je besser das Team über alle neuen wichtigen Örtlichkeiten und Änderungen informiert ist, desto weniger Zeit geht während des Arbeitsalltags verloren. Bitten Sie das Team, sich sofort zu melden, falls Probleme in Bezug auf den neuen Standort auftreten.

Nach dem Umzug an den neuen Standort sollten Sie sich auch das alte Gebäude noch einmal genauer ansehen: Wurde etwas vergessen? Sind die Räume komplett leer, sauber und intakt? Falls ja, können Sie jetzt einen Termin für die Übergabe an den Eigentümer oder einen Nachmieter vereinbaren.

Halten Sie sich an die obigen Tipps, steht einem wohlgeordneten, unkomplizierten und zeitnahen Umzug mit dem ganzen Büro nichts mehr im Wege. Investieren Sie die Zeit für eine gute Planung lieber im Voraus, um während des eigentlichen Umzugs Zeit sowie Kosten zu sparen.

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